Tratamiento de No Conformidades, ¿lo hago bien?

Buenos días:

En los diferentes cursos y auditorias que realizamos nos encontramos con relativa frecuencia tratamientos de No Conformidades que no son del todo correctos, o que no se aprovechan al máximo para mejorar el sistema de gestión.

Auditoria Sistemas de GestiónEn el artículo de hoy, os dejamos una pequeña guía en la que se explica cómo deben tratarse las No Conformidades de Auditorias para corregirlas y, además, para intentar obtener el máximo rendimiento a estas acciones de mejora. Es recomendable que no sólo la empleéis para las No Conformidades de Auditoria, sino para cualquier No Conformidad del Sistema de Gestión. Se incluye una columna con un ejemplo para aclarar la sistemática. Indicar que, aunque el ejemplo está relacionado con situaciones de emergencia, este sistema es válido para el tratamiento de No Conformidades de cualquier sistema de gestión basado en normas ISO y similares. El Sistema es el siguiente:

FASE EJEMPLO
Detección:Este es el principio de toda No Conformidad, la detección. Una vez identificada, se debe redactar de forma que incluya tres partes básicas: la evidencia, que demuestra que está mal o no se ha obtenido el resultado esperado; el documento del sistema, que indica cómo se debe hacer con referencia, si la hay, a los registros; y el punto de la norma de referencia. En la No conformidad también se debe indicar la fecha y la persona que lo ha detectado. 13/04/2013 No se ha realizado el simulacro semestral de la delegación DL5 establecido en el PG.07.02 en contra del punto de la norma ISO 14001 4.4.7. y OHSAS 4.4.7. Lo detecta el Auditor Interno.
Análisis del Efecto:Se comprueba que efecto ha tenido y se actúa sobre éste para repararlo. A este tipo de acciones se les llama Acciones Reparadoras y suelen ser inmediatas. Se les puede asignar un responsable y un plazo. Efecto: Sin prueba periódica semestralAcción Reparadora: 15/04/2013 Se ha realizar el simulacro. Responsable de la Delegación.
Análisis de la Causa:Se comprueba cuáles son las causas que han motivado esa No Conformidad. Para realizar este análisis hay muchas técnicas (Ishikawa, Pareto, etc), pero lo importante es identificar todas aquellas que hayan podido tener una relación con la No Conformidad. Después, se analizan y se determina cuáles de estas causas son las que han tenido una relación más directa con la No Conformidad. Causas:

  1. Al responsable de la delegación se le había pasado por carga de trabajo elevada.
  2. El Director de Sistemas no tiene obligación de revisar los simulacros.
  3. Tanto ISO 14001 como OHSAS 18001 indican que se deben realizar pruebas periódicas cuando sea factible.

Causas con relación directa: la primera y la segunda.

Acción Correctiva:Es la acción que se emprende para actuar sobre las causas que han tenido una relación más directa sobre la No Conformidad. Como pueden ser varias, se pueden emprender varias acciones correctivas para una misma No Conformidad. Se deben asignar responsables y plazos. Acción Correctiva:

  1. Rebajar la carga de otros trabajos al Responsable de la Delegación de forma que se le permita llevar adecuadamente el Sistema de Gestión. Si esto no es posible, delegar algunas de las funciones de esta persona en personal de la oficina. Responsable: Director de Sistemas. Plazo: 1 mes.
  2. Establecer un sistema por el cual el Director de Sistemas revise periódicamente la realización de los simulacros. Responsable: Director de Sistemas. Plazo: 1 mes.
Acciones Preventivas:Para no desaprovechar la identificación de las causas, se pueden establecer acciones de mejora sobre las causas que no han tenido una relación tan directa con la No Conformidad. Se deben asignar responsables y plazos. Acción Preventiva sobre la tercera causa:Establecer en el Sistema de Gestión las situaciones de emergencias en las cuales no es factible realizar un simulacro. Para este tipo de situaciones proponer un sistema mediante Check List que permita comprobar la correcta actuación según el Procedimiento PG.07.02. Responsable: Director de Sistemas. Plazo: 3 meses.
Seguimiento de las acciones emprendidas:Se debe indicar la evolución de las medidas propuestas (acciones correctivas y preventivas), incluyendo las personas que las están realizando y las fechas de estas acciones implantadas. Seguimiento:

  1. 10/05/2013 El Departamento de Gestión de Sistemas de la Central va a asumir parte de las funciones de los responsables de delegación según el Organigrama Revisión: 8 del 05/05/2013.
  2. 10/05/2013 El Director de Sistemas revisará mensualmente el cumplimiento de los plazos para la realización de los simulacros según el nuevo registro RPG.07.02d “Planificación de Simulacros por delegación”
  3. 09/07/2013 El Director de Sistema ha revisado el Plan General de Emergencias y se ha establecido que para las situaciones relativas a catástrofes naturales (terremotos, inundaciones, etc) y atentados terroristas, no es factible la realización de un simulacro. Por este motivo, cuando se realicen simulacros que incluyan situaciones de evacuación, se comprobará el procedimiento de emergencias según el nuevo Chek List RPG.07.02e que permite la revisión de forma teórica de las situaciones de catástrofes naturales y atentados.
Verificación de la Eficacia y Cierre:En este punto se trata de determinar si cada una de las acciones propuestas ha sido eficaz, es decir, ha obtenido el resultado esperado y se ha eliminado/controlado esa causa de la No Conformidad. Se debe indicar el responsable que establece dicha eficacia y la fecha.Cuando la acción ha sido eficaz, se procede a su cierre, indicando que ha sido eficaz, la persona que hace dicho cierre y la fecha.

Si la acción no ha sido eficaz, se debe indicar la No Conformidad que se ha abierto. Después, se procede a su cierre, indicando que NO ha sido eficaz, la persona que hace dicho cierre y la fecha. En esta nueva No Conformidad se deberá realizar un nuevo estudio de las causas, tomando como información de partida las causas y acciones ya identificadas e implantadas.

Verificaciones y cierre:

  1. 15/05/2013 Desde que el Departamento de Gestión de Sistemas de la Central ha asumido las nuevas competencias, no se han producido No Conformidades relativas a planificación de situaciones de emergencias, pero si se han producido en cuanto a identificación de estas situaciones en las nuevas obras contratadas. ACCIÓN NO EFICAZ, se relaciona con Informe de No Conformidad INC 21Dl3 e INC 31Dl6. Director de Sistemas. Fecha de cierre: 15/05/2013.
  2. 15/05/2013 El Director de Sistemas ya ha comprobado que se están cumpliendo los plazos para la realización de los simulacros de las siete delegaciones. ACCIÓN EFICAZ. Director de Sistemas. Fecha de cierre:15/06/2013.
  3. 17/07/2013 En los cinco simulacros que han incluido evacuaciones, se ha comprobado mediante el Check List RPG.07.02e la correcta preparación antes las situaciones de emergencias provocadas por catástrofes naturales y atentados. Director de Sistemas. Fecha de cierre: 17/09/2013.

 

Espero que os guste y vuestros comentarios. Recibid un cordial saludo.

Acerca de ISO Calidad 2000

ISO Calidad 2000 es una empresa malagueña formada por un equipo de profesionales dedicada al asesoramiento y consultoría de Sistemas de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente, la Seguridad y Salud en el Trabajo y la Seguridad Alimentaria, que ejercen sus actividades desde el año 2000. NUESTROS COMPROMISOS * Ver: Analizar la situación de nuestros clientes con respecto a su entorno. * Oír: Escuchar los deseos, expectativas y necesidades que nos proponen. * Hablar: Divulgar, fomentar e implantar sistemas que permitan la innovación, la calidad, el respeto al medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo.
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7 respuestas a Tratamiento de No Conformidades, ¿lo hago bien?

  1. Diego Guerra dijo:

    Un buen ejemplo para comprender correctamente la herramienta de No Conformidad.

  2. Daniela Lopez dijo:

    Muy util la informacion. Gracias!!!

  3. manuel dijo:

    Excelente información… se agradece

  4. ariel bahl dijo:

    Muy claro, como siempre. Gracias

  5. Agregare topicos que resultan utiles y
    1 .en la busqueda de causas raiz utilizar una tecnica sencilla como lo es el 5W ( 5 porques ) que se puede hacer en forma grupal , por ejemplo
    HECHOS: SE LE PASO LA FECHA
    Porque numero 1
    Porque se le havia pasado la fecha?
    Resp. : Porque no tiene un mecanismo que le recuerde.
    Porque numero 2
    Porque no tiene un mecanismo que se lo recuerde y debe confiar en su memoria?
    Respuesta : Porque el Sistema de Gestion no a establecido una herramienta automatica de alerta.
    porque numero 3
    porque el SGA no previo un mecanismo de alerta?
    Resp.: por que no considero esa necesidad
    Aqui detectamos una causa Raiz : La falta de un mecanismo de alerta para el responsable
    EN ESTE PUNTO 3 Ws , ya podemos considerar una accion correctiva que elimine la causa raiz del olvido!
    por ejemplo agendar en el OUTLOOK este evento como tarea
    tambien podemos lanzar una ACCION PREVENTIVA para toda otra accion periodica o con plazos en el SGA.
    ESPERO QUE LES SEA UTIL!

    2W Porque no

  6. CONSTANZA ROCHA OSORIO dijo:

    Quiero conocer a fondo los procedimiento que se deve llevar para la recolección de evidencias en una auditoria.

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