¿Cómo obtener evidencias objetivas? (Tengo que hacer una Auditoría Interna IX)

Buenos días:

En los artículos anteriores, se han tratado las diferentes partes relacionadas con las entrevistas en las auditorías, enfocándolo desde distintos puntos de vistas como la expresión verbal, la no verbal, la imagen, las preguntas y la retroalimentación.

Pero lo esencial de las técnicas de entrevista es la búsqueda de las evidencias que nos permitan sin ninguna duda establecer si se están ejecutando los procesos según el sistema de gestión y las normas correspondientes. La propia ISO 19011 nos indica que la evidencia son los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables, es decir, que se pueden comparar con los criterios de auditoría y que se pueden demostrar. Estas evidencia pueden ser cualitativas o cuantitativas.

Estas evidencias deben ser objetivas, no depender del punto de vista del auditor. O son objetivas o son opiniones. Y las opiniones son subjetivas, con lo cual no nos valen para las auditorías. Sólo son admisibles las evidencias que no están sometidas a interpretación.

La norma también nos habla de los hallazgos, que son los resultados de las evidencias de las auditorías frente a los criterios de auditoría.  Los hallazgos son los que nos indican si hay o no conformidad. Además nos pueden llevar a identificar oportunidades de mejora.

Resumiendo, primero se deben buscar las evidencias y después evaluarlas con respecto a los criterios de auditoría, para comprobar su conformidad o no (hallazgos).

La búsqueda de evidencias se realiza:

1. A través de los documentos del Sistema: Revisando la documentación del sistema se puede establecer como se ha definido el sistema de gestión y de que forma afronta los requisitos documentales de las normas de aplicación. Dada la variedad de estilos y formas documentales, el auditor debe esforzarse en entender el sistema documental y no querer imponer sus gustos personales a la documentación realizada por el auditado. Si el auditor cree que algún documento no cumple con los criterios de  la auditoría, debe primero consultar al auditado para que explique como ha entendido dichos criterios. Y si después de esta consulta queda claro que el documento no cumple con algún requisito, explicar al auditado y redactar de forma clara cual es el requisito exacto del criterio de auditoría que no se cumple.
2. A través de los registros: Los registros son las pruebas documentales de una acción realizada, y como tal nos indican el cumplimiento o no de los requisitos establecidos en el sistema. Mediante el examen de los registros también podemos comprobar la eficacia del sistema de gestión y la trazabilidad de los procesos.
3. Observación directa: De poco sirve un auditor que no se levanta de la silla para comprobar in situ los procesos productivos. Sobre el papel todo puede parecer perfecto, pero lo importante es saber si lo que indican los papeles (documentos y registros) es de verdad lo que se está realizando. Este punto es el que más oportunidades de mejora suele aportar a las auditorías, y sobre todo cuando el auditor tiene experiencia en el proceso que está evaluando. No que olvidar que las auditorías son una herramienta de mejora y lo que se persigue es precisamente la mejora del sistema.

Esperamos que os haya gustado. Recibid un cordial saludo.

Viene de: La Actitud del Auditor – Retroalimentación

Continúa en: Evaluación de evidencias y No Conformidades

Esta es la serie completa de artículos Tengo que hacer una Auditoría Interna y no se por donde empezar:

NUEVO: Supuesto nº1 de Auditoría Interna

1º Tengo que hacer una Auditoría Interna, y no se por donde empezar (Plan para descargar)

2º ¿Cómo se eligen a los auditores?

3º Reunión inicial

4º Técnicas de Entrevista

5º La expresión no verbal en las auditorias

6º La Imagen en la Auditoría

7º Las preguntas en una auditoría

8º La Actitud del Auditor – Retroalimentación

9º ¿Cómo obtener evidencias objetivas?

10º Evaluación de evidencias y No Conformidades

11º Reunión Final en la Auditoría Interna

12º Qué debería aparecer en el Informe de Auditoría Interna

Otros artículos relacionados:

• Tratamiento de No Conformidades, ¿lo hago bien?

Estos artículos se basan en la norma UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión (norma en pdf descargable)

Enlaces externos: Auditorías